Approbation des comptes annuels : délais, décisions et dépôt au greffe

L’approbation des comptes n’est pas une simple étape « comptable ». C’est un acte de gouvernance qui sécurise l’exercice clos, fixe officiellement le résultat (bénéfice ou perte), et conditionne la distribution de dividendes. Elle ouvre aussi la séquence de publicité légale : le dépôt des comptes au registre du commerce et des sociétés (RCS), aujourd’hui largement réalisé via le guichet des formalités des entreprises.

À retenir

Trois opérations sont à distinguer : arrêté des comptes → approbation → affectation du résultat, puis dépôt au RCS dans les délais.

Comprendre le triptyque : arrêté des comptes, approbation, affectation du résultat

Derrière un vocabulaire souvent confus, trois opérations doivent être distinguées.

• Arrêté des comptes : les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) sont établis et arrêtés par l’organe de direction.
• Approbation : les associés (ou l’associé unique) votent sur ces comptes.
• Affectation du résultat : une fois les comptes approuvés, il faut décider ce que l’on fait du bénéfice (réserves, report, distribution) ou comment on traite la perte.

En pratique, c’est ce triptyque qui donne sa portée juridique à la clôture, bien au-delà du « dépôt au greffe ».

Le bon calendrier : ce qui est imposé par la loi… et ce qui dépend des statuts

Tableau récapitulatif

SARL : un délai légal de six mois après la clôture

En SARL, la règle est claire : le rapport de gestion, l’inventaire et les comptes annuels doivent être soumis à l’approbation des associés réunis en assemblée dans les six mois de la clôture, sauf prolongation accordée par décision de justice.

Exemple : si la société clôture au 31 décembre, l’assemblée d’approbation doit intervenir au plus tard le 30 juin suivant (sauf prorogation).

Ce même texte organise un mécanisme de « pression » en cas de carence : si l’assemblée n’a pas été réunie dans le délai, le ministère public ou toute personne intéressée peut saisir le président du tribunal compétent (en référé) afin qu’il enjoigne, éventuellement sous astreinte, aux gérants de convoquer l’assemblée ou qu’il désigne un mandataire pour y procéder.

EURL : l’associé unique approuve, avec une simplification fréquente

En EURL, l’associé unique approuve les comptes dans le délai de six mois à compter de la clôture.

Le point pratique à connaître est la simplification « de droit » lorsque l’associé unique est aussi le seul gérant : le dépôt, dans le même délai, de l’inventaire et des comptes annuels dûment signés vaut approbation des comptes (sans qu’il soit nécessaire d’ajouter un formalisme supplémentaire pour constater la décision).

Cette facilité est utile, mais elle ne doit pas faire oublier le calendrier : la simplification ne joue que si le dépôt intervient bien dans le délai.

SAS : le droit renvoie largement aux statuts

En SAS pluripersonnelle, le Code de commerce laisse une place centrale aux statuts : ce sont eux qui déterminent les décisions devant être prises collectivement et les conditions de leur adoption, y compris en matière de comptes annuels et de bénéfices.

En conséquence, la question du délai d’approbation se traite d’abord dans les statuts :

• certains statuts imposent expressément un délai (souvent six mois),
• d’autres organisent une consultation écrite,
• certains restent plus silencieux, ce qui crée de l’incertitude pratique.

Sur ce point, l’administration rappelle que, pour les SAS/SASU, l’approbation des comptes doit intervenir après la clôture « dans un délai librement fixé par les associés ». En pratique, beaucoup retiennent six mois, notamment parce que la mise en paiement des dividendes doit intervenir dans un délai maximal de neuf mois après la clôture (sauf prolongation judiciaire).

SASU : un délai de six mois, et une simplification si l’associé unique préside personnellement

En SASU, l’associé unique approuve les comptes dans les six mois à compter de la clôture (après rapport du commissaire aux comptes s’il en existe un).

Là encore, le législateur a prévu une simplification : lorsque l’associé unique, personne physique, assume personnellement la présidence, le dépôt, dans le même délai, de l’inventaire et des comptes annuels signés vaut approbation.

Organiser l’approbation : le vrai sujet, c’est la traçabilité

Quelle que soit la forme sociale, l’approbation des comptes n’a de valeur que si elle est correctement documentée.

En SARL, le cadre impose un niveau d’information des associés et prévoit même qu’une délibération prise en violation des règles de communication peut être annulée. En SAS, l’exigence passe moins par un formalisme uniforme que par la cohérence avec les statuts : convocation, ordre du jour, modalités de vote, quorum/majorité, registre des décisions… tout doit être aligné sur ce que prévoient les clauses.

En pratique, la pièce « pivot » est le procès-verbal (ou la décision de l’associé unique) constatant :

• l’approbation des comptes,
• l’affectation du résultat,
• et, le cas échéant, la distribution.

C’est ce document que vous retrouverez ensuite dans les relations bancaires, lors d’un contrôle ou d’une due diligence, et, très concrètement, au moment du dépôt.

Le dépôt des comptes au RCS : délai, mode de dépôt et pièces

Le dépôt est déclenché par l’approbation, pas par la clôture. Le principe réglementaire est simple : les sociétés commerciales doivent déposer, dans le mois suivant l’approbation, les documents comptables visés par le Code de commerce. Lorsque le dépôt est effectué par voie électronique, ce délai est porté à deux mois.

Sur le canal de dépôt, la pratique est désormais largement dématérialisée. Le dépôt en ligne est prévu et l’administration renvoie notamment au guichet des formalités des entreprises ; il reste possible, selon les situations, de déposer sur place ou par courrier au greffe compétent.

Pour les pièces, le schéma est constant :

• comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe),
• procès-verbal d’approbation avec la proposition d’affectation et la résolution votée,
• et, s’il y en a un, le rapport du commissaire aux comptes.

L’objectif est de permettre à un tiers (ou au greffe) de relier clairement : exercice clos → comptes → décision → affectation du résultat.

Confidentialité : peut-on éviter que les comptes soient publics ?

Le dépôt n’implique pas toujours une publicité intégrale. Le Code de commerce prévoit des dispositifs de confidentialité et de publication allégée.

• Les micro-entreprises peuvent, sous conditions, demander la confidentialité des comptes annuels déposés (avec exclusions prévues par les textes).
• Les petites entreprises peuvent demander que le compte de résultat ne soit pas rendu public (avec restrictions, notamment pour certaines sociétés appartenant à un groupe).
• Les moyennes entreprises peuvent, sous conditions, demander une présentation simplifiée rendue publique.

Dans la pratique, la confidentialité se joue au moment du dépôt : il faut joindre la déclaration adéquate et s’assurer que la société remplit bien les critères.

Sanctions et contraintes : ce qui coûte cher

Le risque ne se limite pas à une « remontrance » administrative.

• Défaut de dépôt : ne pas satisfaire aux obligations de dépôt prévues par les textes est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la cinquième classe (récidive aggravée).
• Injonction sous astreinte : à la demande de tout intéressé ou du ministère public, le président du tribunal (en référé) peut enjoindre sous astreinte au dirigeant de procéder au dépôt des pièces et actes au RCS, et peut même désigner un mandataire pour exécuter la formalité.
• SARL : défaut de soumission à l’approbation : indépendamment du dépôt, le Code de commerce prévoit une amende spécifique (9 000 €) contre les gérants qui ne soumettent pas à l’approbation l’inventaire, les comptes annuels et le rapport de gestion de chaque exercice.

Exemple de calendrier : exercice clos le 31 décembre 2025

Pour une SARL ou une EURL, l’approbation doit intervenir au plus tard le 30 juin 2026 (sauf prorogation judiciaire).

Une fois la décision prise le 30 juin 2026, le dépôt doit être réalisé au plus tard :

• le 30 juillet 2026, ou
• le 30 août 2026 si le dépôt est fait par voie électronique.

Pour une SAS, le délai d’approbation dépend des statuts ; en l’absence de clause claire, l’usage de six mois est fréquent, notamment pour ne pas se retrouver « coincé » par le délai de mise en paiement des dividendes (au plus tard neuf mois après la clôture, sauf prolongation).

En pratique : piloter l’approbation comme un process annuel

L’approbation des comptes fonctionne mieux lorsqu’elle est pensée comme un process récurrent, calé sur des échéances stables : clôture, arrêt des comptes, préparation des documents, décision, dépôt, puis (éventuellement) mise en paiement des dividendes.

Les sociétés unipersonnelles bénéficient de simplifications utiles, mais conditionnées au respect strict du délai. Et pour les SAS, l’essentiel est ailleurs : tout repose sur la qualité des statuts et la cohérence des décisions collectives avec ce qu’ils prévoient.

Informations générales à but informatif. Elles ne constituent pas un conseil juridique personnalisé. Une analyse adaptée nécessite une consultation.

Sources